Planlama başlamadan önce tarih, ilçe veya mekan, başlangıç ve bitiş saati, tahmini katılımcı sayısı, açık ya da kapalı alan bilgisi ve beklenen konsept alınır. etkinliğin tarihi, konumu, süresi, konuk sayısı ve teknik koşullarına göre planlanır.
Böylece gereksiz kalemler eklenmeden, ihtiyaçla uyumlu bir çalışma hazırlanır. Talep uygunsa alternatif ekip, ekipman veya paket seçenekleri de karşılaştırmalı biçimde sunulabilir.