Bu başlık, etkinliğin amacı, hedef kitlesi, tarih, mekan ve operasyon akışı birlikte değerlendirilerek somutlaştırılmalıdır. Böylece hizmetin gerçek kullanımı ve hazırlık adımları daha net anlatılabilir.
İzmir’de açık veya kapalı alan seçimi, ulaşım ve etkinlik saatleri hizmet kapsamını etkileyebileceği için başlangıç görüşmesinde birlikte değerlendirilir.