Konferans Organizasyonu kapsamında ihtiyaç listesi etkinliğin yapısına göre değişir. Planlama sırasında özellikle etkinliğin amacı, katılımcı sayısı, mekân, program akışı, marka görünürlüğü, teknik prodüksiyon ve operasyon ekibi değerlendirilir.
Gerekli olduğunda karşılama, dekorasyon, sahne ve teknik ekipman, müzik, gösteri, fotoğraf-video, catering ve etkinlik personeli gibi tamamlayıcı hizmetler de programa eklenebilir. Böylece yalnızca bir hizmet rezervasyonu değil, birbiriyle uyumlu çalışan bütünlüklü bir etkinlik akışı oluşturulur.
